Sztab

Jak założyć Sztab 25. Finału WOŚP?


Zanim podejmiesz jakiekolwiek działania sprawdź czy w Twojej okolicy nie ma już Sztabu lub kogoś, kto tak jak Ty jest zainteresowany orkiestrowym działaniem. Jeśli obok Ciebie działa Sztab – dołącz do niego, może uda się Wam zorganizować Finał na większą skalę! Ideą Fundacji WOŚP jest łączenie różnych organizacji, środowisk i dlatego zachęcamy Was do współpracy między sobą. 


Jeżeli w Twojej okolicy nie ma Sztabu 25. Finału WOŚP, w którego działania możesz się włączyć – zarejestruj Swój.
1. Zbierz grupę ludzi, która razem z Tobą poświęci czas na działania w ramach Sztabu (organizatorów Sztabu).
2. Zapoznajcie się z Regulaminem Sztabu.
3. Wybierzcie Szefa Sztabu (odpowiedzialnego za całą akcję).
4. Szef Sztabu rejestruje się w  Bazie Szefa Sztabu, wypełnia formularz zgłoszeniowy, akceptuje regulamin i zobowiązuje się do przestrzegania jego postanowień.
5. Po wydrukowaniu wypełnionego w bazie Szefa Sztab wniosku Szef Sztabu, a także członkowie komisji odpowiedzialnej za przeliczenie pieniędzy zebranych podczas Finału, podpisują go.
6. Wypełniony, podpisany oraz opatrzony pieczątką wniosek wysyłacie do Fundacji pocztą, bądź przynosicie osobiście do 21 listopada 2016 r.

Jeśli coś nie jest jasne, sprawdź regulamin. Umieściliśmy tam dokładny opis wszystkich działań.
Adres Fundacji: Fundacja WOŚP, Dominikańska 19c, 02-738 Warszawa, w przypadku wysyłania wniosku pocztą należy zamieścić dopisek „Sztaby” na kopercie.

Podczas swojego funkcjonowania musicie przestrzegać zapisów zawartych w Regulaminie działania Sztabów Fundacji Wielka Orkiestra Świątecznej Pomocy.


UWAGA!

WNIOSEK MUSI mieć ORYGINALNE podpisy i pieczątkę! Nie przyjmujemy wniosków kserowanych, skanowanych czy przesyłanych faksem! Bez oryginalnych dokumentów – Wasz Wniosek nie będzie rozpatrywany.

 


Zakładasz sztab
Kilka słów o wolontariuszach
Puszki kwestarskie, kwesta 
Koncert i imprezy towarzyszące
Kilka słów o sponsorach 
Rozliczenie
Kontakt z nami
Informacje dodatkowe


Powrót do góry strony


Zakładasz Sztab - ważne informacje 


Prowadzenie Sztabu to duże wyzwanie, dlatego warto do współpracy zaprosić grupę zaufanych znajomych, którzy podobnie jak Wy będą chcieli poświęcić swój czas i energię. Pomyślcie w jaki sposób możecie rozdzielić wśród nich zadania tak, aby łatwiej Wam było zorganizować pracę w Sztabie. Pamiętajcie jednak, że to Szef Sztabu odpowiedzialny jest za to, by w każdej działce funkcjonowania Sztabu przestrzegane były zapisy regulaminu. Każdy Sztab działa we własnym imieniu na rzecz Fundacji WOŚP, a nie odwrotnie.

Fundacja ma prawo odmówić rejestracji Sztabu bez podania przyczyn. Staramy się jednak zawsze informować Was o powodach naszych decyzji. Najczęściej, jeśli wniosek nie budzi naszych zastrzeżeń, zgoda jest przyznawana. Zgoda na prowadzenie Sztabu jest dokumentem dającym podstawę do prowadzenia działań na swoim terenie. Procedura rozpatrywania wniosku o utworzenie Sztabu rozpoczyna się w momencie, kiedy do Fundacji dotrze oryginalny, poprawnie wypełniony dokument wraz ze wszystkimi wymaganymi podpisami oraz pieczęcią.

Jako Sztab musicie posiadać swoją siedzibę. To w niej będą odbywały się spotkania z wolontariuszami, liczenie pieniędzy po Finale itp. Zgodnie z tym musi być to miejsce ogólnodostępne. Jeśli jako organizacja nie posiadacie takiego miejsca zgłoście się do Ośrodka Kultury, Urzędu Gminy, Urzędu Miasta, Komendy Hufca, Szkoły, Ośrodka Sportu. Pamiętajcie, że na wniosku musi znaleźć się pieczęć oraz imię, nazwisko i telefon do osoby reprezentującej daną organizację. Poza wyjątkowymi sytuacjami, rozpatrywanymi przez nas indywidualnie, nie powinien to być Szef Sztabu.

Podstawowym założeniem jest to, że działacie nie w imieniu, ale na rzecz Fundacji. Oznacza to, że za wszystko odpowiadacie sami. Chodzi tu głównie o wszelkie zobowiązania finansowe. Rachunki, faktury, które pojawią się przy organizacji Finału, w żadnym wypadku nie mogą być wystawione na Fundację, chyba że wcześniej zostało to uzgodnione z działem księgowości Fundacji i otrzymaliście na to wyraźną, pisemną zgodę.

Orkiestra w swej formule działania jest fenomenem na skalę światową, jej podstawą jest zaufanie wzajemne. Nie możecie jednak zapominać, że obowiązują nas, a tym samym Was, wszystkie przepisy prawa. Bardzo zależy nam na tym, żeby nikt nie miał wątpliwości co do uczciwości naszych działań. Jest to jeden z powodów, dla których Fundacja cieszy się ogromnym zaufaniem Polaków (wg. ostatnich badań CBOS-u mamy je na poziomie 87%). Dlatego jako Szefowie Sztabu musicie mieć świadomość, że wszystkie dokumenty są przez nas gruntownie sprawdzane, a wobec wszystkich osób, które dopuściły się nieprawidłowości zostają wyciągnięte prawne konsekwencje. Od wielu lat nasze działania są w pełni transparentne, a nieprawidłowości usuwane. 

Powrót do góry strony

Kilka słów o wolontariuszach



Jako Szefowie Sztabu jesteście odpowiedzialni za wolontariuszy kwestujących w czasie Finału. Także do Was należy ostateczna decyzja czy chcecie współpracować z danymi osobami, czy nie macie do nich zaufania i nie wyrazicie zgody na ich udział w kweście. Przyjrzyjcie się dokładnie ankietom, które zostawiają u Was wolontariusze. Nie  możecie mieć żadnych wątpliwości wobec wolontariusza, któremu darczyńcy powierzają swoje pieniądze. Pamiętajcie, że oprócz ilości zebranych pieniędzy i postawy tych, którzy będą tego dnia zbierali pieniądze ważne jest także Wasze poczucie, że pracujecie z osobami godnymi zaufania.

Starajcie się informować mieszkańców Waszego miasta gdzie działacie, w jaki sposób i kiedy można się do Was zapisać. Pamiętajcie, by uczulić wolontariuszy by kwestowali na terenie Waszego Sztabu lub w miejscowościach, w których żaden Sztab się nie zawiązał. Nie zgadzamy się na wysyłanie wolontariuszy do miejscowości, w której dany Sztab nie został zawiązany a istnieje w niej inny zatwierdzony przez nas Sztab.

Jako Szefowie Sztabu jesteście odpowiedzialni za zebranie danych osobowych, numerów PESEL, adresów e-mail od Wolontariuszy i wprowadzenie tych danych do elektronicznego profilu Sztabu znajdującego się w Bazie Szefa Sztabu. 

Zapoznajcie swoich Wolontariuszy z regulaminem ich pracy - znajdziecie go na naszych stronach. Przypomnijcie im także, że nie można kwestować pukając do mieszkań. Dotyczy to także różnych instytucji czy supermarketów, jeśli wcześniej nie uzyskaliście zgody na kwestę w obrębie ich terenu. Sklepy Lidl będą posiadać własne Skarbony stacjonarne, dlatego nie potrzebują dodatkowych wolontariuszy kwestujących na terenie ich sklepów.

Od kilku lat dużo emocji związanych jest z wiekiem wolontariuszy. Przyjęliśmy zasadę, że wolontariusze, którzy nie ukończyli 16 r.ż. zbierają pieniądze wyłącznie pod opieką osoby dorosłej. Postarajcie się zrobić wszystko, aby wolontariusze podczas kwesty czuli się bezpiecznie. Zgłoście swój Sztab i teren Waszego działania na policji czy też w straży miejskiej, zróbcie spotkanie służb z Waszymi wolontariuszami. Pozwoli to uniknąć wielu nieporozumień. 
  
 

Powrót do góry strony


Puszki kwestarskie, kwesta 


Co roku puszki kwestarskie są tekturowe, ich grafika dostosowana jest do tej, którą możecie znaleźć na plakatach. Do każdej z nich otrzymacie nasze banderole, którymi należy okleić każdą puszkę kwestarską. Pamiętajcie, że puszka musi być oznaczona numerem wolontariusza, który z nią kwestuje. Niedopuszczalna jest sytuacja, w której jakikolwiek element zostanie pominięty.

Po skończonej kweście puszki należy zutylizować. W żadnym przypadku wolontariusze nie mogą zabrać ich „na pamiątkę”. 
 

Powrót do góry strony


Koncerty i imprezy towarzyszące



Każdy Finał Wielkiej Orkiestry Świątecznej Pomocy to wielkie wydarzenie medialne. Niemalże każdy Sztab stara się zorganizować coś ciekawego - koncert, licytację, imprezę sportową. Namawiamy Was byście zachęcali lokalne grupy taneczne, kapele, grupy teatralne itp. do współuczestniczenia w tym wydarzeniu. Oprócz urozmaicenia Finałowych atrakcji pozwoli Wam to pokazać jak wiele zdolnych osób mieszka w Waszej okolicy. Czasem bywa to znacznie bardziej atrakcyjne dla mieszkańców niż „znane” nazwiska. 

Pamiętajcie o przestrzeganiu wszystkich powszechnie obowiązujących przepisów związanych z organizacją koncertów czy imprez plenerowych (imprez masowych). Zgoda, którą otrzymacie od Fundacji obejmuje przeprowadzenie kwesty. Na zorganizowanie imprezy masowej, zgodnie z ustawą, musicie uzyskać odrębną dokumentację.


Zespoły, które chciałyby zagrać w czasie Finału i zaakceptowały nasze zasady (grają jedynie za zwrot kosztów podróży nie pobierają honorarium) znajdziecie w Banku Zespołów WOŚP znajdującym się na naszych stronach. Wykaz wszystkich zespołów wraz ze szczegółowa informacja na temat zespołu znajdziecie także po otrzymaniu zgody w Bazie Szefa Sztabu. 

 

Powrót do góry strony



Kilka słów o sponsorach 

 

Pieniądze otrzymane od sponsorów możecie przeznaczyć na zwrot rzeczywistych kosztów przejazdu dla artystów. Nie wchodzą w rachubę żadne, ale to żadne honoraria za występ, gdyż jest to niezgodne z ideą udziału artystów w Finale. 


Wszystkie koszty związane z organizacją finału mogą być pokryte tylko ze środków uzyskanych od sponsorów. Sztaby, pozyskując pieniądze od sponsorów, mają zwykle wolną rękę w promowaniu danej firmy na organizowanej imprezie. Musicie jednak poinformować nas i uzyskać zgodę na wszelkie wykorzystanie logo WOŚP i nazwy Fundacji. Ponadto sponsor musi mieć świadomość, że pieniądze, które przekazuje, służą organizacji imprezy i tylko w sposób pośredni wspierają Fundację.


Brak sponsora na zorganizowanie imprezy finałowej na dużą skalę nie oznacza, że Sztab powinien przestać działać. Jeśli nie będzie imprezy towarzyszącej to naprawdę nic się nie stanie. Dla nas najważniejsze jest to, że każdy wolontariusz kwestujący podczas tej „najgorętszej” niedzieli w roku, każdy mieszkaniec Waszego miasta oraz przede wszystkim byście Wy czuli, że jesteście dla nas bardzo Ważną częścią tego przedsięwzięcia.
  

powrót do góry strony

 


Rozliczenie

Każdy z wolontariuszy musi być rozliczony indywidualnie. Spróbujcie zorganizować prace w Sztabie tak by móc przeliczyć puszkę przy wolontariuszu i na bieżąco podać mu informację o zebranej przez niego sumie. Kwotę, jaką zebrał, wpiszcie na rozliczeniu, które od kilku lat jest jednocześnie podziękowaniem dla niego za cały dzień zbiórki. Pamiętajcie, że jest to jedyny dokument dla wolontariusza, który potwierdza jego udział w kweście.

Nad przeliczaniem pieniędzy w Sztabach musi czuwać powołana przez Was komisja odpowiedzialna za przeliczenie pieniędzy. Pamiętajcie o sporządzeniu protokołu z tego przeliczania, obowiązkowo muszą podpisać się na nim osoby odpowiedzialne za ten element działania Sztabu. Przeliczenie pieniędzy to bardzo ważny moment całego Finału. Nie możecie dać nawet najmniejszego powodu, aby wokół pieniędzy powstały jakiekolwiek niejasności. Zaraz po przeliczeniu pieniądze zapakujcie do bezpiecznych kopert – przygotujcie je do przekazania pracownikom Banku. Minimalizujecie w ten sposób jakiekolwiek podejrzenia co do transparentności rozliczenia Waszego Sztabu. Nie ma możliwości by tworzona była tzw. „puszka sztabowa”, która nie jest przypisana do żadnego z wolontariuszy.

Rozliczenie wraz z podanymi w regulaminie dokumentami przyślijcie pocztą lub przywieźcie osobiście do Fundacji najpóźniej do 31 stycznia 2017 r. Pieniądze przeliczane są w Centrach Przeliczeniowych współpracujących z Bankiem PEKAO SA. Fundacja ma obowiązek rozliczyć Sztab, który przesłał komplet dokumentów najpóźniej do dnia wyznaczonego przez MSWiA.

Po zweryfikowaniu prawidłowości przesłanych przez Was dokumentów otrzymacie informację o rozliczeniu a tym samym rozwiązaniu waszego Sztabu oraz specjalne druki podziękowań, które możecie przekazać wszystkim sponsorom. 

Powrót do góry strony

 


Kontakt z nami


Kontakt ze Sztabami jest dla nas bardzo ważnym elementem koordynacji całej akcji. Z roku na rok coraz więcej informacji kierujemy w stronę Sztabów. Otwieramy coraz więcej różnych platform wzajemnej komunikacji. Dane, które podajecie do publicznej wiadomości powinny być tymi, pod którymi zainteresowani faktycznie zdobędą informacje na temat działania Sztabu – nie powinien to być numer do centrali, w której nie będzie można uzyskać żadnych informacji.

Jeśli Sztab mieści się w szkole lub innym miejscu, które w okresie świątecznym może być zamknięte, podajcie nam inny adres, pod który możemy wysyłać nasze materiały (puszki, serduszka itd.). Większość paczek ślemy właśnie w grudniu i nie zawsze w siedzibie Sztabu ma je kto odebrać.

W razie pytań lub wątpliwości czekamy na Wasze e-maile pod adresem:[email protected]
lub w siedzibie Fundacji WOŚP na ul. Dominikańskiej19c w Warszawie. 
 

Powrót do góry strony

 


Informacje dodatkowe 


Pamiętajcie - najbardziej aktualne informacje na temat działalności Fundacji i przygotowań do Finału znajdziecie na naszych stronach internetowych oraz w Bazie Szefów Sztabu. W założonym przez Was profilu, po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku, na bieżąco będzie pojawiać się aktualna korespondencja. 

Chcemy także pokazywać jak najszerzej Wasze działania i dlatego jeszcze raz bardzo gorąco zachęcamy Was do uzupełniania wydarzeń w Bazie i tworzenia własnych nowinek. Wszystkie zgłoszone przez Was aktywności pojawią się na mapie umieszonej na naszych stronach. Pozwoli to większej ilości osób uczestniczyć w przygotowanych przez Was wydarzeniach.

Jako Szefowie Sztabu podejmujecie się niezwykle ciężkiego zadania i za to jesteśmy Wam ogromnie wdzięczni. Wiemy, że to dzięki Waszym staraniom jednego dnia w roku, cała Polska gra rock'n'rollowo i kolorowo, a przede wszystkim bezpiecznie. Jesteśmy z Wami i gramy do końca świata i jeden dzień dłużej, a Dobre Anioły zawsze są nad nami w tych wspaniałych, radosnych chwilach! Wielkie dzięki! 

 

Powrót do góry strony

Aktualności
2017-03-24 14:04:32

Apel Fundacji WOŚP do Prezydenta RP

Apel Fundacji WOŚP do Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej o niepodpisywanie ustawy, która pomija oddziały geriatryczne w polskich szpitalach.

Zobacz też