Regulamin organizacji Imprezy Zamkniętej

1. Imprezą Zamkniętą nazywa się imprezę kulturalno - rozrywkową zorganizowaną w ramach XIII Finału Wielkiej Orkiestry Świątecznej Pomocy w okresie od 15 grudnia 2004 r. do 9 stycznia 2005 r. tj. do dnia XIII Finału.
   
   
2. Celem imprezy jest przeprowadzenie w czasie jej trwania zbiórki pieniężnej i innych darów na rzecz Fundacji Wielka Orkiestra Świątecznej Pomocy.
   
   
3. Organizatorem imprezy zamkniętej jest osoba fizyczna, prawna, lub inna jednostka organizacyjna, która wystąpi do Fundacji z pisemnym wnioskiem złożonym na specjalnym formularzu "Wniosek o udzielenie zgody na organizację imprezy zamkniętej XIII Finału WOŚP", do dnia 27 grudnia 2004r., i taką zgodę otrzyma również na piśmie.
   
   
4. Organizator imprezy zamkniętej we własnym imieniu organizuje imprezę na terenie swojej siedziby albo w pomieszczeniach na ten cel użyczonych lub wynajętych.
   
   
5. Szefem jest osoba pełnoletnia, która w imieniu organizatora kieruje całością prac organizacyjnych przed, w trakcie i po imprezie oraz, która przyjęła na siebie odpowiedzialność za wszystkie działania podjęte w ramach organizacji imprezy od momentu podjęcia pierwszych czynności organizacyjnych do chwili zaakceptowania na piśmie przez Fundację rozliczenia zbiórki darów pieniężnych i innych, dokonanej podczas imprezy.
   
   
6. Za nadzór nad przebiegiem imprezy oraz za złożenie Fundacji pełnego rozliczenia imprezy odpowiedzialny jest Szef, który nie może w tym zakresie przekazać odpowiedzialności osobom trzecim.
   
   
7. Rozliczenie musi zawierać:
   • listę wolontariuszy z numerami identyfikatorów
   • sumę pieniędzy zebraną podczas trwania imprezy
   • czytelną kserokopię dowodu wpłaty pieniędzy w kwocie wykazanej w rozliczeniu
   • rozliczenie zebranych precjozów
   • rozliczenie przyjętych darów rzeczowych
   • wykaz kosztów organizacji imprezy zamkniętej oraz kserokopie rachunków potwierdzających wykazane koszty
   
   
   
8. Rozliczenie musi uwzględniać szczegółowy opis wszystkich darowizn, (kto i co przekazał, jaka jest według darczyńcy wartość darowizny, kto tę darowiznę nabył w wyniku licytacji i za jaką kwotę, kiedy i gdzie dokonał wpłaty na rzecz Fundacji).
   
   
9. Zebrane środki powinny być wpłacone na jedyne konto Fundacji BANK PEKAO S.A. VIII/O W-wa nr 36124011121111001000177226 na Poczcie, w Banku lub w dniu Finału w studio programu 2 TVP w Warszawie, z którego transmitowany jest Finał.
   
   
10. Rozliczenie powinno zostać wysłane listem poleconym na adres Fundacji:
    Fundacja Wielka Orkiestra Świątecznej Pomocy
    ul. Niedźwiedzia 2A
    02 - 737 Warszawa
    w nieprzekraczalnym terminie jednego tygodnia od zakończenia imprezy zamkniętej (decyduje data stempla pocztowego) lub dostarczone osobiście do biura Fundacji.
    
    
11. Terminy określone w pkt. 9 i 10 rozpoczynają swój bieg od dnia następnego po zakończeniu imprezy zamkniętej.
    
    
12. Fundacja WOŚP w ramach współpracy z organizatorem Imprezy Zamkniętej zobowiązana jest zapewnić zgodnie ze swoimi możliwościami środki niezbędne do przeprowadzenia zbiórki tj. tekturowe skarbonki, plomby lub taśmę do oklejenia skarbonek, maksymalnie 5 identyfikatorów dla wolontariuszy kwestujących podczas imprezy, plakaty, bilbordy i około 20 blankietów naklejek - serduszek dla jednego wolontariusza.
    
    
13. Organizator imprezy, dokładając należytej staranności i wykorzystując swoje możliwości powinien nagłośnić imprezę zamkniętą organizowaną w ramach XIII Finału.
    
    
14. Organizator imprezy zamkniętej zobowiązany jest do:
    • maksymalnej oszczędności środków finansowych przeznaczonych na zorganizowanie imprezy tj. do minimalizowania jej kosztów,
    • w przypadku organizacji koncertu, dyskoteki lub innej imprezy - do nie wypłacania wykonawcom honorariów, zgodnie z ideą finałów WOŚP i z ukształtowanymi już zasadami. Sztab może jedynie zwracać wykonawcom faktycznie poniesione przez nich koszty związane z wzięciem udziału w imprezie zgodnie z punktem 15 niniejszego regulaminu.
    • powiadomienia Fundacji o wszystkich działaniach komercyjnych jeśli wykorzystywany jest w nich prawnie zastrzeżony znak towarowy oraz nazwa własna Fundacji WOŚP.
    • poinformowania własnych sponsorów o sposobie użycia środków finansowych przez nich przekazanych
    
    
    
15. Wszystkie środki finansowe potrzebne na zorganizowanie i przeprowadzenie imprezy zamkniętej powinny pochodzić od sponsorów. Organizator imprezy zamkniętej może też korzystać z nieodpłatnych usług wykonanych w darze, na rzecz organizatora imprezy.
    
    
16. Fundacja nie pokrywa żadnych kosztów poniesionych przez organizatora imprezy zamkniętej. Oznacza to, że Fundacja nie przyjmuje faktur wystawianych za prace wykonane na zlecenia organizatora imprezy.
    
    
17. W przypadku organizacji imprezy zamkniętej poza granicami RP, organizator obowiązany jest postępować zgodnie z prawem obowiązującym w tym kraju.