W ramach Funduszu Interwencyjnego do walki z koronawirusem zebraliśmy już
8 372 538 PLN
Zorganizuj swój bieg

Jak zorganizować swój Bieg WOŚP?

Jak zorganizować Bieg w ramach akcji „Policz się z cukrzycą"?

  1. Określ trasę biegu oraz termin imprezy
    Trasę planowanego biegu należy uzgodnić wcześniej ze służbami porządkowymi, transportem publicznym oraz zarządcami dróg. Aby uniknąć takich czasochłonnych uzgodnień i dalszych formalności dobrze jest wytyczyć trasę w parku, terenach zielonych, obiektach sportowych (boiska, teren szkoły, itp.). Najlepiej by impreza odbyła się w weekend finałowy (11-12 stycznia 2020 r.), ale może też mieć miejsce w okresie między 15. grudnia 2019 r. a 12 stycznia 2020 r.
  2. Oszacuj koszty oraz poszukaj wsparcia
    Warto szukać wparcia w instytucjach kultury i sportu, lokalnych władz samorządowych, grup biegowych – wsparcie to nie tylko pieniądze ale przede wszystkim pomoc w formalnościach, wiedza z zakresu organizacji takich imprez, niezbędny sprzęt oraz ludzie.
  3. Mając pewność, że impreza jest możliwa do realizacji, złóż dokumenty
    1. Zależnie od zaplanowanej trasy pamiętaj o projekcie czasowych zmian organizacji ruchu oraz planie zabezpieczenia imprezy (dokumenty te wymagają zatwierdzenia przez Policję oraz zarządców dróg). Bardzo często są to jedne z większych kosztów organizacji.
    2. Pamiętaj o nie przekraczalnym terminie 30 dni przed imprezą na złożenie kompletu dokumentów. Składamy również prośby o zaopiniowanie naszych dokumentów przez:
      • zarządców dróg;
      • Policję;
      • transport publiczny;
      • w terenach nadgranicznych dochodzi jeszcze Straż Graniczna - wszystko jest dokładnie opisane w Ustawie Prawo o ruchu drogowym, art 64;
      • Biuro Bezpieczeństwa lub inna tego typu jednostka;
    3. Na komplet dokumentów składają się:
      • wniosek;
      • potwierdzenie wniesienia opłaty za zezwolenie na wykorzystanie pasa ruchu w sposób szczególny;
      • odpowiednie oświadczenie, które powinno być dostępne w biurze / urzędzie, który wydaje zezwolenie;
      • regulamin oraz program imprezy – można wzorować się na innych tego typu imprezach, np.: Bieg WOŚP;
      • wykaz osób odpowiedzialnych za zabezpieczenie imprezy wraz z namiarami (nr tel.);
      • zobowiązanie do przywrócenia drogi do stanu sprzed imprezy;
      • szczegółowy regulamin imprezy określający zasady zachowania uczestników imprezy istotne dla bezpieczeństwa ruchu drogowego - zgodnie z wytycznymi w Ustawie Prawo o ruchu drogowym;
      • plan zabezpieczenia medycznego imprezy;
      • mapę trasy biegu;
      • dokumenty rejestrowe podmiotu organizującego imprezę (KRS, NIP, REGON);
      • inne wynikające ze specyfiki trasy organizowanego biegu.
  4. Zgłoś wydarzenie w Bazie Szefa Sztabu (nawiąż współpracę z lokalnym sztabem -> znajdź sztab w swojej okolicyi wypełnij FORMULARZ REJESTRACYJNY do 11 grudnia 2019 r. Potwierdzonym wydarzeniom sportowym oferujemy drobne wsparcie:
    1. numery startowe według planowanej ilości uczestników,
    2. symboliczne 3 szt. koszulek z warszawskiego biegu,
    3. możliwość zakupu dodatkowych koszulek biegowych w SiemaShop w atrakcyjnej cenie,
    4. symboliczne 3 szt. medali z warszawską grafiką,
    5. pliki produkcyjne - koszulek, medali, numerów startowych (dozwolone modyfikacje -  numer edycji biegu, data, miejscowość, sponsorzy. Modyfikacje naszych projektów do akceptacji należy wysyłać na [email protected]),
    6. zgłoszonym biegom przekażemy kontakty do ewentualnych sponsorów / partnerów / firm, wyrażających chęć wsparcia biegów.
  5. Wyślij w dowolnej (czytelnej) formie trasę swojego biegu [email protected]- pokażemy Twój bieg na wspólnej mapie imprez biegowych 28. Finału WOŚP
  6. Możesz uruchomić elektroniczne zapisy uczestników na swoją imprezę za pośrednictwem oficjalnego partnera biegu, właściciela platformy SlotMarket -> Dla organizatorów -> Stwórz swój event. W przypadku organizacji płatnych zapisów prosimy o kontakt pod adresem [email protected]
  7. Zapewnij odpowiednią ilość osób do zabezpieczenia trasy (wolontariusze, Pokojowy Patrol) oraz służby medyczne.
  8. Jeżeli jest możliwość to warto zapewnić uczestnikom darmowe gadżety
    Zamówić odpowiednio wcześniej u producenta, a wcześniej zrobić projekty i ewentualnie uzyskać akceptację potencjalnych sponsorów.
  9. Zaplanuj i odpowiednio przygotuj logistykę wydarzenia:
    1. biuro zawodów– wydawanie pakietów startowych, przyjmowanie oświadczeń o braku przeciwwskazań zdrowotnych, odbiorze pakietu przez osobę trzecią i przetwarzaniu danych osobowych, które każdy uczestnik powinien podpisać, a w przypadku niepełnoletnich zgoda prawnego opiekuna. Jeżeli są numery startowe to również warto zapewnić odpowiednią ilości agrafek;
    2. opłaty za start– należy pamiętać, że impreza jest charytatywna i wszystkie zebrane środki powinny trafić do puszki wolontariusza lub Sztabowej Skarbony Stacjonarnej. Wszystkie środki zebrane podczas biegu są rozliczane przez Sztab lub wpłacane na konto finałowe i wspierają cel finału. Oczywiście jeżeli jest taka wola organizatora bieg może być zupełnie darmowy;
    3. długość dystansu, pomiar czasu, trasa, ilość uczestników i inne szczegóły organizacyjne spoczywają na organizatorze i Fundacja WOŚP nie narzuca żadnych wytycznych;
    4. w okolicy startu i mety warto zapewnić: szatnię, depozyt, punkt medyczny z dobrym dojazdem, toalety oraz umywalki i ewentualnie cateringu.
  10. Zadbaj o dobrą atmosferę podczas imprezy – wspólna rozgrzewka, kibice, obsługa startujących, promocja zdrowia i zdrowego stylu życia, dobra zabawa, muzyka, konkurs na najlepsze przebranie itp.

Pamiętaj, że powyższe porady dotyczą organizacji biegów z pełnym wachlarzem możliwości. Twoja impreza może być małą inicjatywą, która nie potrzebuje spełnienia wszystkich powyższych wymogów. Wiele zależy od lokalnych uwarunkowań i ludzi chętnych do działania. Ideą biegu nie jest tylko rywalizacja sportowa a wspólne spędzenie czasu na świeżym powietrzu, promowanie zdrowego stylu życia i zwrócenie uwagi na problem jakim jest cukrzyca. Nie ograniczamy się tylko do biegów. Jeżeli masz możliwość stworzenia imprezy sportowej w innej dyscyplinie to również zapraszamy do współpracy pod szyldem "Policz się z cukrzycą" w ramach 28. Finału WOŚP.

Inspirację w organizacji biegu można czerpać m.in. z 14. Biegu WOŚP "Policz się z cukrzycą"

W razie pytań prosimy o kontakt – [email protected]


 

Aktualności
2020-04-01 11:39:50

Wygramy! Dołącz do Funduszu Interwencynego

Fundacja Wielka Orkiestra Świątecznej Pomocy zdecydowała, by prowadzony przez siebie Fundusz Interwencyjny na rzecz walki z epidemią koronawirusa otworzyć na możliwość wpłat przez osoby fizyczne.

Zobacz też